Nhân viên AI chuyên biệt cho từng bộ phận của doanh nghiệp logistics — chứng từ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, quản lý kho, điều phối vận tải, bán hàng, kế toán công nợ và chăm sóc khách hàng. Làm việc liên tục 24/7 ngay trong nhóm Telegram của công ty — không ngày nghỉ, không nhầm lẫn.
Giải phóng 2-4 giờ mỗi ngày cho từng nhân viên khỏi những việc lặp đi lặp lại — để họ tập trung đàm phán khách lớn, xử lý tình huống khó, và bán được nhiều hơn.
Ngành logistics Việt Nam tăng trưởng mạnh, nhưng phần lớn DN vẫn mắc 4 vấn đề cốt lõi:
Invoice, Packing List, vận đơn, tờ khai — khách hàng và đối tác cứ thế chụp ảnh gửi qua Zalo. Nhân viên chứng từ phải mở từng ảnh, đánh máy lại từng con số, từng mã hàng, từng số container vào hệ thống. Mỗi lô hàng lại ngốn 2 đến 3 tiếng chỉ để nhập lại những thứ khách đã gửi.
Mỗi lô hàng xuất khẩu phải đi qua nhiều hệ thống khai báo khác nhau của Nhà nước. Chỉ cần sót một dòng hay sai một mã hàng là phải làm lại từ đầu. Đến khi xong thì tàu đã cắt sổ, phải lùi sang chuyến sau — trễ hẹn với khách, chi phí phát sinh, và lại tiếp tục vòng tranh cãi với hãng tàu.
Hãng tàu tính một kiểu, cảng tính một kiểu, xe tải lại đếm thời gian kiểu khác. Cứ 3-4 lô thì có 1 lô bị tính sai. Kế toán và vận hành lại phải mở hồ sơ ra, rà từng dòng, soạn email khiếu nại — tốn cả buổi chiều mỗi tuần chỉ để đòi đúng số tiền đáng ra được giảm.
Một công ty giao nhận cỡ vừa nhận 300 đến 600 tin nhắn Zalo mỗi ngày từ khách hỏi tình trạng hàng. Để trả lời, nhân viên phải mở 5-6 trang web khác nhau (cổng cảng, website hãng tàu, phần mềm nội bộ) — thao tác mệt mỏi, lặp đi lặp lại, vẫn không bao giờ đủ người, khách thì luôn chờ.
Hệ thống nhân viên AI chuyên biệt, hoạt động 24/7 ngay trong nhóm chat Telegram của từng phòng ban.
Hệ Thống Nhân Viên AI
Nhân viên AI
Chứng từ
Nhân viên AI
Hải quan
Nhân viên AI
Kho vận
Nhân viên AI
Vận tải
Nhân viên AI
Sales & Pricing
Nhân viên AI
Kế toán công nợ
Nhân viên AI
Nhân sự
Nhân viên AI
CS / Tracking
Cùng kết nối tới
Zalo · Telegram · Google Workspace · Hệ thống khai hải quan · Cổng thông tin cảng · Website hãng tàu · Phần mềm kho và vận tải · Phần mềm kế toán
8 phòng ban — 8 vai trò nhân viên AI chuyên biệt. Thời gian tiết kiệm thực tế:
| Phòng ban | Nhân viên AI làm gì | Trước | Với AI |
|---|---|---|---|
Chứng từ xuất nhập khẩu | Đọc Invoice và Packing List từ ảnh Zalo rồi điền sẵn vào hệ thống khai hải quan. Kiểm tra chéo vận đơn nháp với thông tin booking trước khi gửi hãng tàu. Soạn email thông báo song ngữ Việt–Anh cho đối tác nước ngoài. | 2-3 giờ mỗi lô hàng | 20-30 phút |
Thủ tục hải quan | Tra mã hàng và thuế suất, chuẩn bị hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (thực phẩm, hóa chất, mỹ phẩm...), theo dõi kết quả phân loại kiểm tra, và tự nhắc khi sắp hết thời gian miễn phí lưu container. | 30-60 phút mỗi lô, cộng 2-4 giờ ra cảng | Gần như tức thì |
Quản lý kho | Nhập phiếu nhập - xuất kho từ giấy viết tay hoặc ảnh Zalo. Đối chiếu số liệu giữa phần mềm kho, sổ sách thủ kho và hệ thống kế toán. Trả lời ngay cho khách khi họ hỏi "kho còn bao nhiêu hàng X". | 1-2 giờ mỗi ngày | Tự động |
Điều phối vận tải | Ghép đơn, lên tuyến chở hàng hợp lý, gửi lệnh điều xe cho tài xế qua Zalo. Cuối ngày tổng hợp cuống phiếu xăng, phí đường bộ, tiền ứng chi để quyết toán chuyến. Cập nhật vị trí xe cho khách theo thời gian thực. | 2-4 giờ mỗi nhân viên điều phối | 15-30 phút |
Bán hàng và báo giá cước | Hỏi giá cước từ 10-20 hãng tàu và đối tác cùng lúc rồi tổng hợp thành một bảng báo giá đầy đủ các loại phụ phí. Tự động trả lời các câu hỏi báo giá cơ bản của khách ngay cả ngoài giờ làm việc. | 2-4 giờ mỗi lần báo giá | Khoảng 5 phút |
Kế toán công nợ | Đối chiếu hóa đơn hãng tàu với chi phí thực tế. Tách chi phí ứng hộ khách ra khỏi doanh thu để không tính nhầm thuế. Tổng hợp lãi lỗ cho từng lô hàng, từng tuyến. Xử lý hóa đơn đối tác nước ngoài bằng nhiều loại ngoại tệ. | 4-8 giờ mỗi tuần | Tự khớp sổ |
Nhân sự | Tính lương lái xe theo từng tuyến đường, cộng phụ cấp công tác, tiền ăn ca, phí đường bộ. Quản lý bảng công theo 3 ca. Tính thuế thu nhập cá nhân từ nhiều nguồn. | 2-3 ngày mỗi kỳ lương | Nửa ngày |
Chăm sóc khách hàng | Trả lời khách trên Zalo về tình trạng hàng 24/7. Tự tra thông tin từ cổng cảng, website hãng tàu, website hãng bay và phần mềm nội bộ — không cần nhân viên đi tra từng nơi nữa. | Một nhân viên làm toàn thời gian | Tự động trả lời 24/7 |
Ví dụ thực tế: một container 40 feet đi Los Angeles, từ lúc khách gửi chứng từ đến khi tàu rời bến và thông báo cho đối tác đầu bên kia.
| Bước | Cách làm hiện tại | Với nhân viên AI |
|---|---|---|
| 1. Khách gửi Invoice và Packing List qua Zalo (thường là ảnh chụp) | Nhân viên chứng từ mở từng ảnh, đánh máy lại toàn bộ con số và mã hàng vào biểu mẫu chuẩn. Mất 30-60 phút, dễ sai mã hàng hoặc số container. | Nhân viên AI tự đọc ảnh, điền sẵn vào biểu mẫu, gửi lại khách xác nhận. Chưa đến 1 phút. |
| 2. Khai hải quan cho lô hàng | Nhập từng mã hàng, giá trị, thuế suất vào hệ thống khai hải quan — 20-40 phút với lô đơn giản, 1-2 tiếng với lô nhiều dòng hàng. Sót một dòng là phải sửa lại từ đầu. | Nhân viên AI chuẩn bị sẵn bản khai từ chứng từ đã đánh máy, nhân viên chỉ cần đọc và duyệt. Khoảng 5 phút. |
| 3. Gửi thông tin cho hãng tàu và duyệt vận đơn nháp | Thường phải sửa đi sửa lại 2-3 lần giữa mình và hãng tàu mới ra được bản vận đơn chính thức. Nếu lỡ giờ tàu cắt sổ là phải đẩy lô sang chuyến sau. | Nhân viên AI tự so khớp thông tin mình gửi với vận đơn nháp của hãng tàu trước khi gửi — thường chỉ cần 1 vòng là xong. Tự nhắc khi sắp tới giờ tàu cắt sổ. |
| 4. Làm thủ tục tại cảng | Nhân viên hiện trường phải ra cảng chạy giấy tờ trực tiếp, mất 15-20 phút nếu suôn sẻ, có khi vài tiếng nếu đông. | Phần ra cảng vẫn cần người làm, nhưng hồ sơ đã được nhân viên AI chuẩn bị sẵn dạng số — ra đến cảng chỉ cần trình và ký, không phải sửa tại chỗ. |
| 5. Phát hành vận đơn và thông báo đối tác nước ngoài | Viết email song ngữ Việt–Anh cho đối tác đầu bên kia, đính kèm đầy đủ bộ chứng từ. Mất 15-20 phút. | Nhân viên AI soạn sẵn email Việt–Anh đúng chuẩn, đính kèm đủ chứng từ. Người chỉ đọc lại rồi bấm gửi. 1-2 phút. |
| 6. Nhắc nhở khi sắp hết thời gian miễn phí lưu container | Mỗi hãng tàu cho thời gian miễn phí khác nhau (5-14 ngày), phải theo dõi trên Excel riêng. Chỉ cần quên là phải đóng phí phạt. | Nhân viên AI tự tính thời gian miễn phí ngay khi nhận thông báo tàu cập bến, nhắc trước 3 ngày, 2 ngày và 1 ngày qua Telegram. |
| Tổng thời gian / lô | ~3 giờ | ~30 phút tiết kiệm 80-85% |
* Thời gian ước tính dựa trên khảo sát quy trình thực tế tại các forwarder SMB Việt Nam. Nhân viên AI không thay thế nhân viên hiện trường — chỉ giải phóng thời gian làm chứng từ lặp lại để team tập trung vào đàm phán, xử lý ngoại lệ, và chăm khách lớn.
6 điểm khiến nhân viên AI của OpenClo thực sự thay thế được công việc văn phòng:
Nhân viên AI thao tác trực tiếp trên Google Sheets, Gmail, Drive, và trình duyệt web. Khi anh nhờ "kiểm tra hóa đơn tháng 3", họ mở file, đọc, tính, gửi kết quả — không cần copy-paste.
Nhân viên không cần học công cụ mới. Chỉ cần @mention nhân viên AI trong nhóm phòng ban, họ tự reply. Giao diện quen thuộc = tỷ lệ áp dụng cao.
Nhân viên AI nhớ SOP, contact, quy trình, lịch sử task qua các cuộc hội thoại. Không cần brief lại mỗi lần. Càng dùng càng hiểu nghiệp vụ.
Đọc ảnh phiếu xuất kho, hóa đơn, bill of lading (OCR + AI vision). Chuyển voice Zalo/Telegram thành text. Xử lý Excel, PDF. Tạo hình ảnh/video bằng AI generative.
Nhân viên AI lắng nghe Zalo từ đối tác/khách hàng, phân loại tự động, trích xuất thông tin từ ảnh/video, thông báo lên Telegram cho team. Không bỏ sót tin ngoài giờ.
Watchdog tự restart nhân viên AI nếu crash, gửi cảnh báo cho admin. Health check kết nối Zalo, Google API. Log & memory tự dọn — không lo đầy ổ cứng.
Hệ thống đã vận hành ổn định với hàng nghìn tác vụ hoàn thành mỗi tháng.
16+
nhân viên AI chạy song song
24/7
vận hành liên tục
8+
phòng ban được phục vụ
1
máy Mac duy nhất
Từ 9 triệu/tháng cho đội 3 nhân viên AI, giá mỗi nhân viên giảm xuống chỉ còn 1,5 triệu khi thuê đội 10. Anh chị kéo thanh bên dưới để chọn số lượng phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Lương 1 nhân viên AI = vận hành + gói sức mạnh 💪 + văn phòng. Kéo & chọn — giá tổng tự cập nhật.
Vận hành 1.800.000đ/agent · tổng 5.400.000đ/tháng. Đội càng đông giá vận hành/agent càng giảm.
Sức Mạnh Cơ Bản
(Claude 5x) · 3.0 triệu/gói
2.970.000đ / tháng
Sức Mạnh Cao Cấp
(Claude 20x) · 5.9 triệu/gói
0đ / tháng
Chạy bình thường — phù hợp tỷ lệ khuyến nghị
* Giá gói sức mạnh có thể thay đổi theo Claude — bên em cập nhật khi vendor đổi giá.
Bảng tính tổng
💡 URL tự lưu cấu hình — copy & share để bạn bè / đồng nghiệp xem cùng cấu hình.
3 gói theo quy mô doanh nghiệp — chốt trực tiếp qua Zalo để bên em tư vấn chi tiết.
Rủi ro thấp, kiểm chứng nhanh — anh chỉ commit khi đã thấy kết quả thực tế.
Bước 1
Cho quý anh/chị xem nhân viên AI thực tế xử lý nghiệp vụ logistics — tính giá cước, đọc packing list, đối soát hóa đơn.
Bước 2
Triển khai 2-3 nhân viên AI cho 1-2 phòng ban. Đo lường thời gian tiết kiệm thực tế trước khi mở rộng.
Bước 3
Scale theo nhu cầu — thêm nhân viên AI cho phòng ban mới chỉ trong vài giờ.